• tehát telefonbeszélgetésünkről akkor készíthetünk hangfelvételt, amennyiben, az érintett fél hozzájárul,

• ha tevékenységünk közfeladat ellátásához kapcsolódik,

• ha a hangrögzítés az érintett létfontosságú érdekének védelméhez szükséges,

• ha a hangrögzítés tényét valamilyen jogszabály írja elő számunkra.

Hangrögzítés történhet jogszabályi kötelezettség alapján;

• amikor is a Fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény kötelezően előírja a különböző közszolgáltatók részére a hangfelvételek készítését az ügyfélszolgálatokra érkező bejelentésekről, panaszokról stb., úgyszintén kötelező a hangrögzítés a pénzügyi, biztosítási, telekommunikációs stb. ügyfélszolgáltatoknál is.

Természetesen nem csupán az ügyfélszolgálatokon lehet hasznos a hangrögzítés. Többek között interjúk készítése is történhet telefonon, vagy több helyen minőségbiztosítási célból is készítenek hangfelvételt. Lényeges szempont, hogy előtte minden esetben a GDPR előírások szerint szükséges a beszélgető partnerünk teljes körű tájékoztatása, illetve hozzájárulásának kérése. Fontos még, hogy magát a hangrögzítést, illetve a megőrzési időt az Adatkezelési Szabályzat is tartalmazza.

Amennyiben van IVR-ünk,(Interactive Voice Response) – vagyis Interaktív Válaszadó Rendszerünk, abban a szövegnek, a GDPR adatkezelési, törvényi feltételeinek megfelelőnek kell lennie.

A GDPR szempontjából rendkívül fontos, hogy a hangfelvételt addig őrizzük meg, amíg kell.

Nézzünk egy példát:

Amennyiben „X” szolgáltatónál igénybe vesszük a hangrögzítés szolgáltatást, hangfájlok kezelésére, tárolására különböző opciók állhatnak rendelkezésünkre:

pl.

• 60 napos tárolásra van lehetőség,

• 60 napos tárolás + FTP áttöltés,

• Hangtárolás.

60 napig történő hangtárolás:

Amennyiben előfizetőként igényeltünk hangrögzítést, ebben az esetben 60 napig tárol a rendszer minden létrejött hangfájlt, 60 nap után törlésre kerül.

60 napig történő hangtárolás + FTP áttöltés:

Ebben az esetben előfizetőként igényelhetjük a rögzített hívások FTP tárhelyre történő áttöltését (titkosított csatornán), mely segítségével meghatározott időközönként óránként/naponként stb. valamennyi készült hangfájl áttöltésre kerül az általunk kiválasztott FTP szerverre. A hangfájlok tárolása ebben az esetben is 60 napos. Az áttöltött hangfájlokat azonban saját magunk kezelhetjük, törölhetjük, őrizhetjük a saját rendszerünkben, a ránk vonatkozó jogszabályi, hangfelvételek felhasználási, törvényi feltételeknek megfelelően.

Hangtárolás:

Ez az opció lehetővé teszi számunkra, hogy a rögzített hangfelvételeink tárolási idejét akár hívásonként meghatározzuk, valamint, hogy a hangfelvételeinket saját webes felületünkön kezeljük. Itt beállítható egy alapérték, ami alapján a legtöbb hangfelvételt megőrzi a rendszer. Előfizetőként lehetőségünk van további tárolási opciók, tárolási intervallumok megadására is, ha különböző felvételeket, különböző ideig kell megőriznünk, lehet alkalmazni a „O”-t is, amennyiben az aktuális hangfelvételt nem kell, illetve nem lehet megőriznünk. A további időszakokat, akár hívásonként is be lehet állítanunk.

Lényeges szempont, a hangfelvételek készítésénél, hogy az emberi személyiség fontos része, egyik része az ember megjelenése képe, de a hangja is. A képmás, a hang az ember azonosítására szolgál. Az ember személyiségének védelme miatt is mindenképpen szükség van a kép, illetve hang védelmére is.

A hangfelvételek (képmás is) készítéséhez, és nyilvánosságra hozatalához is külön engedély szükséges. Teljesen a jogszabályi feltételek szerint készült felvételeket sem lehet, külön erre vonatkozó hozzájárulás nélkül többszörözni, másnak átadni, vagyis az eredeti céltól eltérően használni.

A törvény szerint a hangfelvétel készítéséhez és felhasználásához - kevés kivétellel - az érintett személy hozzájárulása szükséges, a törvényes szabály be nem tartása a személyiségi jogok sérelmét is jelentheti. Az engedély nélküli hangfelvétel készítése akár visszaélésnek is minősülhet.

Összegzésként megállapíthatjuk, hogy a hangfelvételek készítésénél, felhasználásánál megkülönböztetett figyelmet kell fordítanunk a törvényi megfelelőségnek.